„Für die Unternehmen bedeutet jeder Austritt zusätzlichen Verwaltungsaufwand“

Cottbus. Wenn Mitarbeiter oder Auszubildende ein Unternehmen verlassen, beginnt für den Arbeitgeber nicht selten noch eine weitere bürokratische Runde. Meldet sich der ehemalige Beschäftigte bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend oder arbeitslos, erhält der frühere Arbeitgeber anschließend ein Schreiben mit der Aufforderung, eine Arbeitsbescheinigung zu übermitteln.

Was für die Arbeitsverwaltung ein notwendiger Bestandteil des Verfahrens ist, sorgt bei Unternehmen zunehmend für Unverständnis. Denn die dafür benötigten Informationen sind aus Sicht vieler Arbeitgeber bereits umfassend dokumentiert: Arbeitsvertrag, Beschäftigungszeitraum, Lohnabrechnungen und die tatsächlich geleisteten Zahlungen liegen im Unternehmen beziehungsweise beim beauftragten Lohnbüro bereits vor.

„Natürlich muss die Agentur für Arbeit die notwendigen Informationen erhalten, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter Leistungen beantragt. Die Frage ist aber, warum dafür immer wieder zusätzliche Verwaltungsprozesse beim Unternehmen ausgelöst werden müssen“, so die Kritik aus der Unternehmerschaft.

Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen bedeute jeder zusätzliche Verwaltungsvorgang einen konkreten Zeit- und Kostenaufwand. Die Daten müssten häufig durch die Personalverwaltung oder das externe Lohnbüro zusammengestellt, geprüft und übermittelt werden. Damit entstehe Aufwand, der weder zur eigentlichen Wertschöpfung des Unternehmens beitrage noch einen zusätzlichen Nutzen für den Betrieb habe.

Bürokratie kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt

Die Kritik richtet sich dabei ausdrücklich nicht gegen die Mitarbeiter der Agentur für Arbeit. Vielmehr gehe es um die Strukturen und Prozesse.

Unternehmen müssten sich heute mit einer Vielzahl gesetzlicher Melde-, Dokumentations- und Nachweispflichten auseinandersetzen. Gleichzeitig werde von der Wirtschaft erwartet, schneller, effizienter und digitaler zu arbeiten.

„Wir reden ständig von Bürokratieabbau und Digitalisierung. Gleichzeitig erleben Unternehmer im Alltag immer wieder genau das Gegenteil“, lautet der Vorwurf.

Besonders unverständlich werde die Situation dann, wenn die Kommunikation mit Behörden selbst nur eingeschränkt digital oder telefonisch möglich sei. Ein Vorgang, der technisch längst digital abgewickelt werden könnte, werde aus Sicht der Unternehmen dadurch unnötig kompliziert.

Warum werden vorhandene Daten nicht genutzt?

Aus Unternehmersicht stellt sich deshalb eine grundsätzliche Frage: Warum müssen Informationen erneut beim Arbeitgeber abgefragt werden, wenn wesentliche Beschäftigungs- und Entgeltdaten bereits in bestehenden Melde- und Abrechnungssystemen vorhanden sind?

Gefordert wird deshalb eine grundlegende Überprüfung des Verfahrens. Statt zusätzliche Bescheinigungen und Formulare beim Arbeitgeber anzufordern, sollten vorhandene Daten stärker automatisiert zusammengeführt und nur dann zusätzliche Informationen beim Unternehmen abgefragt werden, wenn tatsächlich Angaben fehlen oder Klärungsbedarf besteht.

Das Ziel müsse ein Verfahren sein, bei dem die Agentur für Arbeit die benötigten Informationen möglichst direkt aus bereits vorhandenen staatlichen und sozialversicherungsrechtlichen Datenquellen beziehen kann.

„Unternehmen brauchen weniger Formulare und mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit“

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sei es nicht nachvollziehbar, wenn Unternehmen immer wieder zusätzliche Arbeitszeit für Verwaltungsprozesse aufbringen müssten.

„Ein Unternehmer sollte seine Zeit dafür einsetzen können, Aufträge zu bearbeiten, Arbeitsplätze zu sichern, Mitarbeiter auszubilden und das Unternehmen weiterzuentwickeln. Wenn für jeden ausgeschiedenen Mitarbeiter erneut Unterlagen zusammengestellt und übermittelt werden müssen, ist das genau die Art von Bürokratie, über deren Abbau seit Jahren gesprochen wird.“

Dabei gehe es nicht um die Frage, ob die Agentur für Arbeit ihre gesetzlichen Aufgaben erfüllen müsse. Sie müsse die notwendigen Informationen erhalten. Die entscheidende Frage sei vielmehr, wie diese Informationen beschafft werden und wer dafür welchen Aufwand tragen muss.

Aus Sicht der Unternehmen sollte deshalb gelten: Daten, die bereits digital vorhanden sind, sollten nicht erneut händisch abgefragt werden.

Die Wirtschaft brauche keine weiteren Versprechen zum Bürokratieabbau, sondern spürbare Vereinfachungen im täglichen Geschäftsablauf.

„Digitalisierung darf nicht bedeuten, dass der Unternehmer ein Formular am Computer ausfüllt. Digitalisierung bedeutet, dass Informationen einmal erfasst werden und anschließend dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden.“